会費・請求管理

会費や参加費など、保護者から受け取るお金の請求を作り、入金を記録する画面です。銀行の入金一覧（CSVファイル）をまとめて取り込むこともできます。

だれが・いつ使う？　会費を扱う機構・自治体の担当者が使います。請求を出すとき、入金を確かめたとき、月末に会計の資料を作るときに開きます。

画面の例：「会費・請求管理」の画面の全体

この画面で扱うお金

この画面で扱うのは、受け取るお金（会費・参加費など）だけです。

指導者へ支払う謝金や交通費は、この画面では扱いません。

謝金は「謝金・振込データ」の画面、交通費は「交通費管理」の画面を使います。

入金は、担当者が確かめてから手で記録します。カード払いなどの外部の決済は、現在は使えません。

画面の上の3つの切り替えボタン

画面の上に、3つのボタンが横に並んでいます。押したボタンが濃い青色になり、その内容が下に出ます。

「消込ダッシュボード」: 請求の一覧と、入金の記録をする場所です。最初はこの画面が開きます。
「請求を作成」: 新しい請求を作る場所です。
「会計帳票」: 月ごとの集計と、会計用のCSVファイルを出す場所です。
「消込（けしこみ）」とは、入金があった請求を「支払済み」にすることです。

「消込ダッシュボード」の見方: 上の4つの数字

「消込ダッシュボード」を押すと、いちばん上に4つの数字の枠が並びます。

「請求総額」: 請求済み・支払済み・期限超過の請求の合計額です。下書きと取消の請求は入りません。
「全体収納率」: 請求総額のうち、入金があった割合です。下の小さな文字が入金済みの金額です。
「未納」: 支払期限の前で、入金を待っている請求の件数です。
「期限超過」: 支払期限を過ぎても入金が無い請求の件数です。赤い文字で出ます。
その下の「クラブ別収納率」には、クラブごとの入金の割合が、横の帯の長さで出ます。
割合を計算できないとき（請求が1件も無いときなど）は「—」と出ます。「—」は、まだ情報が無いことを表します。

「請求台帳」の見方

数字の枠の下に「請求台帳」の表があります。1行が1件の請求です。

「請求」: 請求の名前です。その下の小さな英数字が「請求ID」です。入金CSVで使うことがあります。
「対象」: 請求する生徒の名前です。その下の小さな文字がクラブ名です。
「発行日」「支払期限」: 請求を出した日と、支払いの期限の日です。
「請求額」: 請求する金額です。
「収納モード」: 入金の受け取り方です。「手動入金記録」は、担当者が手で入金を記録する請求です。
「状態」: 請求がいまどうなっているかです。色の付いた丸い札で出ます。
「入金・操作」: 入金を記録できる請求には「入金を記録」ボタンが出ます。支払済みの請求には入金日が出ます。
値が無い欄には「—」と出ます。「—」は、まだ情報が無いことを表します。

「状態」の色と意味

「請求済み」（青）: 請求を出して、入金を待っています。
「支払済み」（緑）: 入金を記録しました。
「期限超過」（赤）: 支払期限を過ぎても、入金がありません。
「下書き」（灰色）: まだ出していない請求です。
「取消」（灰色）: 取り消した請求です。
「入金を記録」ボタンが出るのは、「請求済み」と「期限超過」の請求だけです。収納モードが「手動入金記録」の請求に限ります。

請求台帳を絞り込む・CSVで出す

「請求台帳」の見出しの下に、4つの選ぶ欄とボタンが並んでいます。

手順1：「状態：すべて」の欄を押し、見たい状態を選びます。
選べるのは「請求済み」「支払済み」「期限超過」「下書き」「取消」です。
手順2：「クラブ：すべて」の欄を押し、見たいクラブを選びます。
手順3：「発行月：すべて」の欄を押し、請求を出した月を選びます。
手順4：必要なら「収納モード：すべて」の欄を押し、入金の受け取り方を選びます。
右端の「表示 ○件」に、いま表に出ている件数が出ます。
手順5：表に出ている請求をファイルにしたいときは、「表示中の請求をCSV出力」ボタンを押します。
CSVファイル（表計算ソフトで開けるファイル）がパソコンに保存されます。表に1件も無いときは、ボタンを押せません。

クラブ全員に請求を作る（一括作成）

同じ名目・同じ金額の請求を、クラブの生徒全員に1件ずつ作ります。年会費などに使います。

手順1：画面の上の「請求を作成」ボタンを押します。
手順2：「クラブ全員に請求（一括作成）」の枠の「対象クラブ」の欄を押し、クラブを選びます。
下の「クラブ全員に請求を作成」ボタンの右に「対象の生徒 ○名」と出ます。この人数分の請求が作られます。
手順3：「名目」の欄に、請求の名前を入力します。
例：年間会費（後期）
手順4：「金額（1名あたり・円）」の欄に、1人分の金額を数字で入力します。
手順5：「支払期限」の欄を押し、期限の日を選びます。
手順6：人数と金額を確かめてから、「クラブ全員に請求を作成」ボタンを押します。
画面の右上に「○件の請求を作成しました」と出ます。作った請求は「消込ダッシュボード」の請求台帳に「請求済み」で出ます。

請求を1件だけ作る

対象の生徒や期限が1人ずつ違う請求は、「請求を1件だけ作成」の枠で作ります。

手順1：画面の上の「請求を作成」ボタンを押します。
手順2：下の「請求を1件だけ作成」の枠で、「請求名」の欄に請求の名前を入力します。
手順3：「金額（円）」の欄に、金額を数字で入力します。
手順4：「対象生徒」の欄を押し、生徒を選びます。
選ばないときは「指定なし」のままにします。
手順5：「対象クラブ」の欄を押し、クラブを選びます。
選ばないときは「指定なし」のままにします。
手順6：「発行日」の欄を押し、請求を出す日を選びます。
手順7：「支払期限」の欄を押し、期限の日を選びます。
手順8：「作成する」ボタンを押します。
画面の右上に「手動収納の請求を作成しました」と出ます。請求は「請求済み」の状態で作られます。

入金を1件ずつ記録する

保護者からの入金を確かめたら、その請求を「支払済み」にします。

手順1：画面の上の「消込ダッシュボード」ボタンを押します。
手順2：「請求台帳」で、入金があった請求の行を探します。
探しにくいときは、上の「クラブ」や「状態」の欄で絞り込みます。
手順3：その行の右端の「入金を記録」ボタンを押します。
表の下に「入金を記録」の枠が開きます。「対象請求」の請求IDが合っているか確かめます。
手順4：「入金日時（日本時間）」の欄で、入金があった日と時刻を選びます。
最初は、いまの日時が入っています。
手順5：必要なら「入金メモ（500文字以内）」の欄に、メモを入力します。
例：振込名義が保護者の旧姓
手順6：「入金済みにする」ボタンを押します。
画面の右上に「入金を記録しました」と出ます。請求の状態が「支払済み」に変わります。やめるときは、右隣の「キャンセル」ボタンを押します。

入金CSVの作り方

銀行の入金の一覧をCSVファイルにして取り込むと、入金をまとめて記録できます。取り込むファイルには、次の見出し（1行目）が必要です。

「請求ID」: 請求台帳の請求名の下に出ている英数字です。
「生徒名」: 請求の対象の生徒の名前です。
「金額」: 入金された金額です。「12,000」「¥12000」「１２，０００」の書き方でも読み取ります。
「入金日」: 入金があった日です。「2026-09-18」のように、年-月-日の形で書きます。
「備考」: メモです。書かなくてもかまいません。入金メモとして記録されます。
「金額」と「入金日」は必ず必要です。「請求ID」か「生徒名」のどちらかも必要です。
見出しの形がわからないときは、「取込テンプレート（CSV）」ボタンを押すと、見出しだけのひな形ファイルが保存されます。
ファイルは文字コード「UTF-8」で保存します。

入金CSVを取り込んで、まとめて記録する

「消込ダッシュボード」のいちばん下に、「入金CSVを取り込む（記録のみ）」の枠があります。

手順1：画面の上の「消込ダッシュボード」ボタンを押します。
手順2：画面を下へ進め、「入金CSVを取り込む（記録のみ）」の枠を見つけます。
手順3：「入金CSVを選択」の右にある、ファイルを選ぶボタンを押します。
手順4：開いた窓で入金CSVのファイルを選びます。
ファイルを選んだだけでは、まだ何も記録されません。枠の中に、照らし合わせた結果が出ます。
手順5：「突合できた入金」の一覧を確かめます。
「突合（とつごう）」とは、入金と請求を照らし合わせることです。「○行目金額入金日 → 請求名（生徒名）」の形で、どの入金をどの請求に当てるかが出ます。
手順6：「候補が複数ある入金」と「突合できなかった入金」があれば、内容を書き写しておきます。
この2つは自動では記録されません。あとで1件ずつ記録します（下の「よくある質問」を見ます）。
手順7：「突合できた入金」の内容が正しければ、「○件の入金を記録する」ボタンを押します。
全部記録できたときは「○件の入金を記録しました」と出ます。一部が記録できなかったときは「○件中○件を記録し、○件は記録できませんでした。請求一覧で状態を確認してください」と出ます。
手順8：最後に、「請求台帳」で状態が「支払済み」に変わったかを確かめます。
CSVで取り込んだ入金は、入金日の午前0時（日本時間）に入金があったものとして記録されます。

入金CSVの照らし合わせ方（しくみ）

「請求ID」がある行は、その請求IDの請求と照らし合わせます。金額も同じときだけ「突合できた入金」になります。
「請求ID」が無い行は、「生徒名」と「金額」で探します。入金待ちの請求がちょうど1件だけ見つかったときだけ「突合できた入金」になります。
生徒名の空白（スペース）の有る無しは、区別しません。
当てはまる請求が2件以上あるときや、同じ請求に2行以上が当たったときは、「候補が複数ある入金」になります。二重に記録しないためです。
入金を待っている請求（「請求済み」「期限超過」）だけが相手になります。

会計の資料を出す（会計帳票）

手順1：画面の上の「会計帳票」ボタンを押します。
手順2：「集計対象月」の欄を押し、集計したい月を選びます。
表に、クラブごとの「請求額」「収納額」「未納額」「収納率」と「合計」が出ます。月は、請求を出した月（発行月）で分けます。
手順3：クラブごとの集計をファイルにするときは、「月次収納集計をCSV出力」ボタンを押します。
CSVファイルがパソコンに保存されます。
手順4：1件ずつの請求の一覧をファイルにするときは、「会計記録をCSV出力」ボタンを押します。
CSVファイルがパソコンに保存されます。

現在は使えない機能

カード払いなどの外部の決済、自動の入金記録は、現在は使えません。
督促（支払いのお願い）の一斉送信と、領収書の作成は、現在は使えません。
収納代行の手数料の内訳は、現在は出せません。

⚠ 気をつけること

「入金済みにする」と「○件の入金を記録する」は、お金の記録です。この画面には、記録を取り消すボタンがありません。
入金を記録する前に、請求名・生徒名・金額・入金日を必ず確かめます。
間違った請求を「支払済み」にすると、本当は未払いの保護者を見落としたり、会計が合わなくなったりします。
「クラブ全員に請求を作成」は、クラブの生徒の人数分の請求を一度に作ります。この画面には、請求を消すボタンがありません。押す前に、ボタンの右の「対象の生徒 ○名」と金額を確かめます。
同じ入金CSVを2回取り込むと、同じ入金を2回照らし合わせることになります。記録済みの請求は「支払済み」になるので相手になりませんが、取り込む前にファイルが新しいものか確かめます。
入金CSVや会計のCSVには、生徒の名前と金額が入っています。保存したファイルは、決められた場所で大切に扱います。

よくある質問

Ｑ．入金CSVで「候補が複数ある入金」と出ました。どうすればよいですか。: Ａ．同じ生徒名・同じ金額の入金待ちの請求が2件以上あるため、どれに当てるか決められなかった入金です。「請求台帳」で、その生徒の請求を探します。どの請求の入金かを確かめてから、その行の「入金を記録」ボタンで1件ずつ記録します。次から同じことを防ぐには、CSVに「請求ID」の列を入れます。
Ｑ．「突合できなかった入金」に「請求IDは一致しましたが金額が違います」と出ました。: Ａ．請求の金額と入金の金額が違います。「請求台帳」で、その請求の「請求額」と、銀行の入金額を見比べます。一部だけの入金などのときは、自動では記録しません。内容を確かめてから、必要なら「入金を記録」ボタンで記録します。
Ｑ．「突合できなかった入金」に「一致する未収の請求がありません」と出ました。: Ａ．入金を待っている請求の中に、同じ生徒名と金額の請求がありません。生徒名の書き方（漢字の違いなど）と金額を確かめます。すでに「支払済み」になっている請求や、まだ作っていない請求のこともあります。
Ｑ．ファイルを選んだら、赤い枠で「「金額」列が必要です」などと出ました。: Ａ．CSVの1行目の見出しが足りません。「取込テンプレート（CSV）」ボタンでひな形を保存し、見出しの文字を同じにします。「金額」と「入金日」、それに「請求ID」か「生徒名」のどちらかが必要です。
Ｑ．「CSVファイルを読み込めませんでした」と出ました。: Ａ．ファイルの文字コードか形式が違う可能性があります。表計算ソフトで保存するとき、「CSV UTF-8」を選んで保存し直してから、もう一度選びます。
Ｑ．請求台帳に「入金を記録」ボタンが出ない請求があります。: Ａ．ボタンが出るのは、状態が「請求済み」か「期限超過」で、収納モードが「手動入金記録」の請求だけです。「支払済み」の請求は、すでに入金を記録してあります。
Ｑ．「クラブ全員に請求を作成」ボタンが押せません。: Ａ．「対象クラブ」「名目」「金額（1名あたり・円）」がすべて入っているか確かめます。ボタンの右に「このクラブには生徒が登録されていません」と出ているときは、「生徒・保護者台帳」の画面で、生徒の参加クラブを登録してから作ります。
Ｑ．一括作成で「○件中○件を作成し、○件は作成できませんでした。失敗分をやり直してください」と出ました。: Ａ．一部の生徒の請求だけが作られています。「消込ダッシュボード」の請求台帳で、そのクラブと発行月で絞り込み、請求が無い生徒を確かめます。足りない生徒の分は、「請求を1件だけ作成」で作ります。もう一度一括作成を押すと、作れた生徒の分が二重になるので注意します。