メール配信

生徒・保護者に向けた公式のお知らせを、クラブ・学校・学年・個人で宛先をしぼって作る画面です。よく使う文面はテンプレートとして保存できます。

だれが・いつ使う？　機構・自治体の担当者が使います。休校・活動中止・事務連絡などを、まとめて知らせたいときに開きます。

画面の例：「メール配信」の画面の全体

はじめに（現在はメールが実際には届きません）

現在、メールを送る仕組みはまだつながっていません。

この画面で作った内容は「未送信」のまま記録されます。生徒・保護者には届きません。

「一斉配信を作成」の枠の見出しの下にも、「メール送信は未接続のため、登録内容は未送信で保存されます。」と書かれています。

急ぎの連絡は、これまでどおり別の方法で行います。

画面の見方

画面は左と右に分かれています。画面の幅がせまいときは、上から順に並びます。

左の上：「一斉配信を作成（一方向の公式配信）」の枠です。宛先・件名・本文を入れます。
左の下：「テンプレート管理」の枠です。よく使う文面を登録・編集・削除します。
右：「配信履歴」の枠です。これまでに登録した配信が、新しい順に並びます。
「一方向の公式配信」とは、こちらから知らせるだけの連絡です。返信のやりとりはできません。

宛先の決め方（条件の考え方）

宛先は「条件」を組み合わせて決めます。条件は最大 20 個まで追加できます。

「宛先セグメント」は条件の種類です。「クラブ」「学校」「学年」「個人」の 4 つがあります。
「クラブ」は、クラブ名（学校名）の形で表示されます。
「個人」で選べるのは、生徒と保護者だけです。
「学年」は、生徒・保護者台帳に登録された学年から作られます（例：2年）。
種類がちがう条件は「すべてに当てはまる人」が対象です。例：クラブ A と 2年 → クラブ A の 2 年生。
同じ種類の条件は「どれかに当てはまる人」が対象です。例：クラブ A とクラブ B → どちらかのクラブの人。
選べる候補は、学校管理・クラブ台帳・生徒・保護者台帳に登録された内容から出てきます。

配信内容を作って登録する

手順1：画面左のメニューで「メール配信」を押します。
メール配信の画面が開きます。
手順2：「宛先セグメント」の「クラブ」「学校」「学年」「個人」から、1 つを押します。
押したボタンが青くなります。「宛先」の欄は空に戻ります。
手順3：「宛先」の欄を押し、相手を 1 つ選びます。
候補が無いときは「候補がありません。対象のマスタを確認してください。」と表示されます。
手順4：「条件を追加」ボタンを押します。
「宛先」を選ぶまでは押せません。押すと、ボタンの下に「クラブ：〇〇（〇〇中学校） ×」のような札が並びます。これが追加された条件です。
手順5：宛先を増やすときは、2〜4 をくり返します。
条件をまちがえたときは、その札を押すと消えます。
手順6：「対象件数を確認」ボタンを押します。
ボタンの右に「〇名」と表示されます。これが届く予定の人数です。まだ押していないときは「未確認」と表示されます。条件が 1 つも無いときは押せません。
手順7：文面をテンプレートから使うときは、「テンプレートから作成」の欄でテンプレートを選びます。
「件名」と「本文」に、テンプレートの文が入ります。すでに書いていた文は置きかわります。
手順8：「件名」の欄に件名を入力します。
件名は必ず入れます。
手順9：「本文」の欄に本文を入力します。
テンプレートで入った文も、ここで直せます。
手順10：宛先・人数・件名・本文を、もう一度見直します。
手順11：「配信内容を登録（未送信）」ボタンを押します。
画面の右上に「配信内容を登録しました（未送信）」と表示されます。件名と本文の欄が空になり、右の「配信履歴」に加わります。

「配信内容を登録（未送信）」ボタンが押せないとき

「対象件数を確認」をまだ押していないと、押せません。
人数が「0名」のときは、押せません。条件を見直します。
条件を追加したり消したりすると、人数は「未確認」に戻ります。もう一度「対象件数を確認」を押します。

テンプレートを新しく作る

テンプレートは、よく使う件名と本文のひな形です。

手順1：「一斉配信を作成」の枠の下にある「テンプレート管理」の枠で、右上の「＋新規テンプレート」を押します。
「新規テンプレート」の入力欄が開きます。
手順2：いちばん上の欄に、テンプレート名を入力します（例：活動中止のお知らせ）。
テンプレート名は必ず入れます。一覧で見分けるための名前です。
手順3：2 番目の欄に、件名を入力します。
件名も必ず入れます。
手順4：3 番目の欄に、本文を入力します。
手順5：「保存」ボタンを押します。
画面の右上に「テンプレートを登録しました」と表示され、一覧に加わります。

テンプレートを直す

手順1：「テンプレート管理」の一覧で、直したいテンプレートの右の「編集」ボタンを押します。
「テンプレートを編集」の入力欄が開き、今の内容が入っています。
手順2：テンプレート名・件名・本文のうち、直したいところを書きかえます。
手順3：「保存」ボタンを押します。
画面の右上に「テンプレートを更新しました」と表示されます。

テンプレートを消す

手順1：「テンプレート管理」の一覧で、消したいテンプレートの右の「削除」ボタンを押します。
「削除」ボタンが「本当に削除する」と「やめる」の2つに変わります。まだ消えていません。
手順2：消してよければ「本当に削除する」を押します。やめるときは「やめる」を押します。
「本当に削除する」を押すと消えます。画面の右上に「テンプレートを削除しました」と表示されます。

配信履歴を見る

手順1：画面右の「配信履歴」で、見たい配信を押します。
1 件ごとに、上の段に日時と人数、まん中に件名、下の段に宛先が出ています。まだ送っていないものは、日時のところに「未送信」と出ます。
手順2：開いた画面で、件名・「配信日時」・「宛先」・「配信数」・「本文」を確かめます。
件名の上に、送った配信は「配信済みメール」、まだ送っていない配信は「未送信の配信（登録のみ）」と出ます。この画面からは、送り直しも書き直しもできません。
手順3：見終わったら、左上の「← メール配信へ戻る」を押します。
メール配信の画面に戻ります。

「—」の表示について

「—」は、まだ情報が無いことを表します。
配信履歴の詳しい画面で「配信日時」が「—」のときは、まだ送っていない配信です。
「宛先」が「—」のときは、宛先の名前が記録に残っていない配信です。

⚠ 気をつけること

現在はメールが実際には届きません。登録した内容は「未送信」として記録されるだけです。
登録した配信内容は、あとから直すことも消すこともできません。登録する前に、宛先・人数・件名・本文をよく確かめます。
メールが送れるようになったあとは、送ったメールを取り消すことはできません。宛先の条件と人数を必ず確かめてから登録します。
テンプレートを「本当に削除する」で消すと、元に戻せません。消してよいものか確かめてから押します。
テンプレートを選ぶと、書きかけの件名と本文は置きかわります。先に文を書いたときは、テンプレートを選ばないようにします。

よくある質問

Ｑ．「宛先」の欄に選びたいクラブや学校が出てきません。: Ａ．候補は各台帳に登録された内容から出ます。学校は「学校管理」、クラブは「クラブ台帳」、生徒・保護者は「生徒・保護者台帳」に登録されているか確かめます。
Ｑ．「対象件数を確認」を押したら「0名」になりました。: Ａ．種類のちがう条件は「すべてに当てはまる人」だけが対象です。条件をしぼりすぎていないか確かめます。いらない条件の札を押して消し、もう一度「対象件数を確認」を押します。
Ｑ．「対象件数を取得できませんでした」と出ました。: Ａ．通信がうまくいかなかった可能性があります。少し時間をおいて、もう一度「対象件数を確認」を押します。
Ｑ．「配信内容を登録（未送信）」を押したのに、保護者にメールが届いていません。: Ａ．現在はメールを送る仕組みがまだつながっていないため、届きません。急ぎの連絡は別の方法で行います。
Ｑ．「登録に失敗しました。時間をおいて再度お試しください。」と出ました。: Ａ．入力した内容は画面に残っています。少し時間をおいて、もう一度「配信内容を登録（未送信）」を押します。何度も出るときは管理者に連絡します。
Ｑ．テンプレートの「保存」を押すと「テンプレート名・件名を入力してください。」と出ます。: Ａ．テンプレート名と件名は必ず入れる項目です。いちばん上の欄と 2 番目の欄が空でないか確かめます。
Ｑ．「配信内容を登録（未送信）」を押すと「件名を入力してください。」と出ます。: Ａ．「件名」の欄が空です。件名を入力してから、もう一度「配信内容を登録（未送信）」を押します。
Ｑ．「個人」で先生（指導者）の名前が出てきません。: Ａ．「個人」で選べるのは、生徒と保護者だけです。