交通費管理

指導者が日報で申告した往復の交通費を、月ごとに確かめて承認または差し戻しをする画面です。承認した交通費だけが謝金に計上されます。

だれが・いつ使う？　機構・自治体の担当者が、ダッシュボードの「交通費の承認待ち」に件数が出たときや、謝金の締めの前に使います。

画面の例：「交通費管理」の画面の全体

日報の承認とは別に承認します

交通費は、日報とは別に承認します。日報を承認しても、交通費は承認されません。

この画面で交通費を承認・差し戻しをしても、日報の承認の状態は変わりません。

謝金に計上されるのは、この画面で承認した交通費だけです。

画面の見方

画面の左上の「対象月」の欄で、何月の交通費を表示するかを選びます。はじめは今月が選ばれています。
数字の枠「交通費計上合計」: 選んだ月の交通費の合計です。
数字の枠「定期券事前登録」: 定期券を登録している指導者の人数です。定期券の区間は、差額だけが計上されます。
数字の枠「交通費の承認待ち」: 選んだ月のまだ承認していない件数です。下の小さな文字に、差し戻し中の件数が出ます。
数字の枠の下の「すべて」「承認待ち」「承認済」「差戻し中」を押すと、状態で絞り込めます。かっこの中の数字が件数です。
「交通費積算（往路・復路個別）」の表には、実施日・指導者・学校・活動・活動場所・移動手段・経路・往路・復路・定期券調整・計上額・状態が並びます。
「計上額」の横に「手修正」の印があるものは、金額が手で直されています。印の上にマウスを置くと、直した理由が出ます。
「状態」の色: 「承認待ち」は黄色、「承認済」は緑、「差戻し中」は赤です。「協定先確認待ち」「二次承認待ち」と出ることもあります。
いちばん右の「承認（日報とは別）」の列に、承認と差し戻しのボタンがあります。いま承認できないものは「—」と表示されます。
表の右側の列が画面に入りきらないときは、表を横に動かして見ます。画面を小さく表示しても見えます（「はじめに」の章の「文字を大きくする」を参照）。
画面の下の「定期券の事前登録（差額のみ自動計上）」には、定期券を登録している指導者と区間が並びます。
「—」は、まだ情報が無いことを表します。

一覧から交通費を承認する

手順1：画面左のメニューで「交通費管理」を押します。
手順2：「対象月」の欄で、承認したい月を選びます。
手順3：数字の枠の下の「承認待ち」を押します。
承認を待っている交通費だけが表に並びます。
手順4：表の行で、経路・往路・復路・計上額を確かめます。
手順5：その行のいちばん右の「承認」ボタンを押します。
ボタンの名前は、承認の段階によって「一次承認」「二次承認」になることがあります。押すと画面の右上に「交通費を承認しました」と表示されます。

一覧から交通費を差し戻す

手順1：差し戻したい行のいちばん右の「差戻す」ボタンを押します。
表の上に「差戻しコメント」の入力欄が開きます。
手順2：入力欄に、直してほしい点を入力します。
手順3：「差戻しを送信」ボタンを押します。
画面の右上に「交通費を差し戻しました」と表示され、状態が「差戻し中」になります。コメントを入力するまで、このボタンは押せません。
手順4：やめるときは、「差戻しを送信」の横の「キャンセル」を押します。

交通費の詳しい内容を見て承認する

証憑（領収書などの添付ファイル）を見てから承認したいときは、詳しい画面を開きます。

手順1：表の「指導者」の列で、青い文字の名前を押します。
その交通費の詳しい画面が開きます。
手順2：「実施日」「学校・クラブ」「承認段階」「移動手段」「経路」「往路」「復路」「定期券調整」「計上額」を確かめます。
手で直した金額には「手修正理由」、タクシーなどの場合は「その他の理由」も表示されます。
手順3：「証憑」の欄に並ぶファイル名を押して、中身を確かめます。
ブラウザの新しいタブでファイルが開きます。添付が無いときは「証憑の添付はありません」と出ます。
手順4：下の「承認する」ボタンを押します。
段階によって「一次承認する」「二次承認する」になることがあります。画面の右上に「交通費を承認しました：（指導者名）」と表示されます。
手順5：差し戻すときは、下の「差戻す」ボタンを押します。
「差戻しコメント」の入力欄が開きます。
手順6：入力欄に、直してほしい点を入力します。
手順7：「差戻しを送信」ボタンを押します。
画面の右上に「交通費を差し戻しました」と表示されます。
手順8：一覧に戻るときは、左上の「← 交通費一覧へ戻る」を押します。
開いていた月の一覧に戻ります。

⚠ 気をつけること

承認・差し戻しは、押したらすぐに確定します。この画面に取り消しのボタンはありません。
交通費はお金に関わります。承認した交通費は謝金に計上されるので、経路と金額をよく確かめてから承認します。
謝金の締めを確定した後の明細は変わりません。締めた後に交通費を承認したときは、謝金の再締め（または翌月での調整）が必要です。
差戻しコメントは指導者に知らされます。直してほしい点を具体的に書きます。
経路・運賃の自動取得は、現在は使えません。

よくある質問

Ｑ．表の「承認（日報とは別）」の列が「—」で、ボタンがありません。: Ａ．その交通費は、いま承認できる状態ではありません。「状態」が「承認済」「差戻し中」「協定先確認待ち」のときや、二次承認の権限が無いときはボタンが出ません。
Ｑ．詳しい画面で、承認ボタンが灰色で「承認できる状態ではありません」と出ます。: Ａ．協定会社の確認がまだ済んでいない可能性があります。「承認段階」の欄が「協定先確認待ち」になっていないか確かめます。
Ｑ．承認ボタンが灰色で「二次承認の権限が必要です」と出ます。: Ａ．二次承認は、機構（自治体）の職員の方だけができます。二次承認ができる担当者に頼みます。
Ｑ．「この月の交通費はありません」と出ます。: Ａ．選んだ月に交通費がありません。「対象月」の欄で月を切り替えるか、状態の絞り込みを「すべて」に戻します。
Ｑ．日報を承認したのに、交通費が「承認待ち」のままです。: Ａ．交通費は日報とは別に承認します。この画面で交通費を承認します。
Ｑ．証憑のファイル名の横に「（ファイルを開けません）」と出ます。: Ａ．その添付ファイルは、この画面から安全に開けない形式で保存されています。指導者に確かめるか、システムの担当者に連絡します。
Ｑ．「承認に失敗しました。」または「差戻しに失敗しました。」と出ます。: Ａ．状態がすでに変わっているか、権限が足りない可能性があります。ブラウザの再読み込みで状態を確かめ、もう一度操作します。